Az e-mail küldés a mindennapi vállalati működés szerves része, ezért sok időt takaríthat meg, ha a dokumentumok küldése közvetlenül az ERP rendszerből történik. Az E-mail modul egyszerűbbé teszi a bizonylatok továbbítását, miközben a kiküldések állapota is egy helyen követhető.
AZ E-MAIL MODUL kiemelt FUNKCIÓI
BIZONYLATOK ELEKTRONIKUS KÜLDÉSE
- Közvetlen e-mail küldés: Az ERP rendszerből a bizonylatok – például vevői rendelések, számlák és egyéb dokumentumok – közvetlenül e-mailben továbbíthatók a partnerek részére.
- Egyszerű dokumentumkezelés: A bizonylatok elektronikus formában, gyorsan és közvetlenül eljuttathatók a címzetthez.
KÖZPONTOSÍTOTT KEZELÉS
- ERP rendszerből elérhető: Az e-mail küldés és a kiküldések nyomon követése ugyanazon rendszerben történik.
- Átlátható kommunikáció: A kiküldött bizonylatok és azok státuszai visszakereshetők, így könnyebben ellenőrizhető a dokumentumok továbbítása.
E-MAIL STÁTUSZOK NYOMON KÖVETÉSE
- Küldési státuszok: Az ERP rendszeren belül nyomon követhető a kiküldött e-mailek állapota.
- Kézbesítési visszajelzés: Megtekinthető többek között, hogy az e-mail kézbesítve lett, visszapattant, vagy más státuszba került.
AUTOMATIKUS E-MAIL KÜLDÉS
- Automatikus kiküldés: Beállítható, hogy egy adott bizonylat mentésekor a rendszer automatikusan elküldje azt a partnerhez beállított e-mail címre.
- Kevesebb manuális feladat: A rendszer a beállított folyamat alapján automatikusan elvégzi a dokumentum továbbítását.
AZ E-MAIL MODUL HIÁNYÁNAK LEHETSÉGES HÁTRÁNYAI
Több manuális munka:
A bizonylatok külön történő kiküldése többlet adminisztrációt és időráfordítást jelenthet.
Elmaradhatnak vagy késhetnek a kiküldések:
Automatikus küldés hiányában a bizonylatok továbbítását a felhasználóknak manuálisan kell elvégezniük.
Nagyobb hibalehetőség:
A manuális e-mail küldés során előfordulhat, hogy egy dokumentum nem a megfelelő címzetthez kerül, vagy a kiküldés elmarad.
Korlátozott nyomon követhetőség:
Külső levelezőrendszer használata esetén nem feltétlenül érhető el egy helyen, hogy egy adott bizonylat e-mailben mikor és milyen státuszban került kiküldésre.
Kevésbé átlátható folyamat:
A bizonylatkezelés és az e-mail kommunikáció elkülönülhet egymástól, ami megnehezítheti az ellenőrzést és a visszakeresést.
